分享好康報報

《Google、PPT、Excel的故事．卡片簡報術》



★日本最大商學院GLOBIS教授傳你獨門絕技

★超簡單、1小時就能學會，故事銷售簡報術

沒有故事，聽眾能留下多少記憶？

鋪陳一個故事，真的很難嗎？

放心，作者教你用A5卡片，編出一個完整故事，

只要4步驟，你也能打造出一場精彩演說！

★這樣的人需要學會故事卡片簡報術

想成為成交率No.1的超業，脫離業績吊車尾的行列？

想讓主管採納提案，卻無法完整表達滿腦子的想法，該怎麼辦？

想改善部屬不知所云的爛簡報，但找不到迅速有效的指導方法？

緊張、怯場，就忘記簡報的目的、主角是誰嗎？

以上種種問題，困擾著近八成的商務人士。想解決，你得學會......

★開始學簡報前，得先破除你我的迷思

簡報的目的是什麼？若以為是「向對方傳達自己的主張」，那就搞錯了！

你說得很用力嗎？結果下面睡成一片，難道說的是催眠曲？慘！

說完沒有成交嗎？我們一直一直說，但對方仍然不肯點頭，氣！

本書作者家弓正彥是Synapse顧問公司社長，曾任日本最大商學院GLOBIS教授，已協助超過400家企業，培育無數商業人才。他指出，簡報的主角是聽取簡報的對象，因此簡報的目的是切中對方需求，彰顯自己主張的優勢，讓對方理解並產生共鳴，然後採取行動。

家弓正彥獨創「故事．卡片簡報術」，教你從準備到發表，只要4個步驟，運用A5卡片，就能迅速做出有邏輯又有說服力的簡報。而且，書中還提供獨家的「意見回饋表」與「簡報技能圖」，讓你的技能精益求精！

★只要4步驟，就能讓決策者爽快說Yes！

◎步驟一：賈伯斯準備簡報，不會立刻啟動電腦，而是先決定「故事概念」。

這是簡報最重要的步驟，因為沒決定概念就開始寫故事，會偏離主題，無法命中上司與客戶的需求。所以打開電腦前，先啟動你的大腦想一想：

?誰是真正的決策者？對方的需求是什麼？

?我的提案有什麼賣點？能提供對方什麼好處？

◎步驟二：光在腦中整理會到處掉漆，用A5卡片排列你的「故事大綱」。

故事大綱是簡報的骨幹，「故事．卡片簡報術」教你把抽象概念具體整理出來，還能避免資訊的重複與遺漏。如此高效率的方法，只要4道程序即可完成！

?程序1：在A5卡片上寫下想傳達的東西，一張只列出一個訊息。

?程序2：安排大綱有3種模式──「主張與根據」、「目的與手段」、「整體與細節」。

?程序3：編排卡片順序，打造故事的開場、本文和結局。

?程序4：將內容加以修飾與美化，例如：製造懸疑與高潮、提示風險與對策。

◎步驟三：掌握PPT的4大關鍵，讓「故事內容」搶眼奪目！

現在製作投影片很容易，可以用PPT、Excel製作18種圖表，並添加動畫效果。不過，Google人力分析團隊總監柯爾認為，喧賓奪主的設計反而會妨礙理解。因此，學會18個技巧，就能輕鬆避免常見失誤！

?失誤1：文字由左至右填滿整個畫面，讓對方的視線移動距離非常大。

?技巧1：配合視線移動的習慣，使用Z型、倒N型、O型排版，閱讀簡報不費力。

?失誤2：說明文字又臭又長，而且圖表中穿插複雜解說，讓人完全看不到重點。

?技巧2：一張投影片只放置一項核心訊息；用3S表達方式，讓文字簡潔、扼要又直接。

◎步驟四：光靠投影片內容還不夠，要學TED高手「表演故事」的4大原則

在正式上場做簡報時，你不只要推銷提案或商品，更要推銷自己！因此，要能吸引目光、打動人心，請留意這18個要點！

?要點1：拋出問句，讓聽眾重拾專注力、啟動思考。

?要點2：直視聽眾70%、目光交會2秒鐘，緊抓住人心。

?要點3：預先設想提問，及早做好準備。

★Google、PPT、Excel、Word，好工具讓你做簡報更輕鬆

準備簡報資料時，除了傳統的PPT、Excel和Word之外，你還可以運用Google簡報，結合Gmail和雲端的各種服務，讓資料分享、溝通互動更加方便快速。

本書特色

?獨創的A5故事卡片，讓你排列組合架構好故事。

?提供32個失敗與成功範例，幫你改正常見的失誤。

?附贈「意見回饋表」與「簡報技能圖」，可立刻檢核應用。

名人推薦

◎資深廣播人、〈GAS口語魅力培訓〉創辦人 王介安

◎職場專欄作家、廣播主持人 謝文憲

• 
  
  

  作者介紹

  
  
  
  
  
  
  家弓正彥
  
  Synapse股份有限公司社長。
  
  1982年進入松下電器，任職行銷部門，負責自動化機器設備的市場調查、商品企劃、廣告宣傳，以及促銷販賣等實務工作。之後，在三和綜合研究所擔任經營策略顧問。1997年，成立Synapse公司，協助企業客戶擬訂經營與行銷策略，並導入執行現場。2001年設立行銷學院，致力培育商業人才。
  
  曾擔任GLOBIS經營研究所教授、中央大學客座教授、SMBC諮詢顧問講師、日經商務學院講師、日經BP研習班講師，教學經驗豐富，並參與眾多講座。
  
  著作及監修作品有《如何寫出成功的事業計畫書》、《商務廣告策略》、《品牌策略》、《行銷與公關策略》。
  
  





• 
  
  

  譯者介紹

  
  
  
  
  侯詠馨
  
  輔仁大學日本文學系畢業。誤打誤撞走上譯者之路，才發現這是自己追求的人生。喜歡透過翻譯看見不同的世界。現為專職譯者。
  
  譯作有《麥肯錫的大數據核心問題檢查術》、《人生整理課》、《勇敢做自己》、《麥肯錫金錢管理法》、《相處的技術》、《反人脈學》（皆為大樂文化出版）。
  
  
  
  

Google、PPT、Excel的故事．卡片簡報術－目錄導覽說明

• 
  
  前言 77.7%的商業人士不擅長做簡報，你學會就贏過對手
  
  BASE 最強的簡報是，用「故事」促使決策者買單
  
  0-1 緊張、怯場，就忘了簡報的主角是誰嗎？
  
  0-2 4步驟讓你的簡報，有故事、有表演，又能說服人！
  
  私房專欄：高手其實都是從「多看多模仿」開始！
  
  STEP 1 「故事概念」：知道對誰說話後，才開始打草稿！
  
  1-0別急著開電腦，先從「故事概念」擬草稿
  
  撰寫故事時，請用4個重點問自己
  
  1-1對象是誰？用「客戶分析」找到關鍵人物
  
  從部門、職銜和經歷，看出對象的立場
  
  從「DMU分析圖」，找出要說服的關鍵人物
  
  案例：「導入生產設備」的DMU分析圖
  
  根據掌握到的對象資訊，量身訂做故事
  
  1-2該給什麼？從「需求分析」鎖定對方的真正期待
  
  如何正中客戶的核心需求、超越他們的期待？
  
  反覆問5次「為什麼」，探究問題背後的原因
  
  客戶的要求不要照單全收，否則......
  
  別用老闆壓他，你得知道他的直屬上司要什麼！
  
  光資訊蒐集還不夠，讓對方感受用心更重要
  
  1-3賣點在哪？「自我分析」讓他眼睛一亮自動選你
  
  矽谷的創業家，如何在30秒內說服投資人
  
  用「FAB分析」，讓你的銷售話術100%成功
  
  1-4如何成交？從提案到採用的5道關卡，幫你過關斬將
  
  釐清簡報的定位，是推銷還是分享資訊？
  
  「AIDMA模式」幫你過關斬將
  
  案例：「推銷培訓課程」時，目標該怎麼定？
  
  案例：「改善公司經營對策」時，你該說什麼？
  
  從終點回溯，檢視內容能否達成目標
  
  私房專欄：3個檢索工具，打造簡報的說服力
  
  延伸閱讀：結合Gmail和Google日曆，待辦事項、簡報邀請，3秒搞定！
  
  STEP2 「故事大綱」：活用A5卡片，排出無懈可擊的劇本
  
  2-0一個好的故事劇本，是怎麼寫出來的？
  
  撰寫「故事大綱」有4道程序
  
  2-1製作卡片：使用A5卡片，寫下想說的訊息
  
  製作故事卡片，將訊息「可視化」即可
  
  想要傳達的訊息這麼多？得用「回顧法」抓重點
  
  缺乏靈感？用橫向與縱向思考，會有意外的發現
  
  2-2排列卡片：按邏輯建構大綱，增強說服力
  
  製作大綱的3種模式，讓你的故事環環相扣
  
  案例：「拓展影音播放新業務」大綱如何排列？
  
  沒邏輯？要避免根據不足、遺漏、不具體等3個錯誤
  
  不客觀？用「金字塔結構」找出你的主張與根據
  
  案例：「拓展新業務Ｘ」的金字塔結構
  
  要完美？有時好理解的「七分主義」，就可以讓對方說Yes
  
  提列數據及特色時，別超過「3」這個魔法數字
  
  2-3增補卡片：打造故事的開場、本文和結局
  
  要寫出流暢故事，該怎麼排列資訊？
  
  拆解、追加、刪除等5個手法，將故事去蕪存菁
  
  用「FABE分析」，確認故事與概念是否相符
  
  開場引言的２個訣竅：「產生期待」與「促進理解」
  
  案例：「強化行銷能力」的提案該怎麼做？
  
  依據對方的關注點，3種模式擬定內容與結局
  
  促使對方積極行動的結局，有4種方式
  
  案例：「經營粉絲團提案」的內文該如何撰寫？
  
  2-4美化卡片：製造懸疑與高潮，故事更誘人
  
  激發對方的好奇心，促使自主思考
  
  用具體事物來表現數據，讓對方容易聯想
  
  案例：「工作年齡人口減少」的圖表如何呈現？
  
  強調：重要訊息重複兩次，可以加深記憶
  
  有梗：小插曲或趣聞軼事，可豐富簡報的表現力
  
  布局：安排假選項、再提示根據，讓人欣然接受
  
  暗示：提示風險與對策，增加提案的客觀性
  
  私房專欄：最後一張投影片停留最久，而你只能說「謝謝」嗎？
  
  STEP3 「故事內容」：做好PPT的4大關鍵，讓觀眾眼睛一亮
  
  3-0製作投影片，該留意哪些事？
  
  PPT的「故事內容」該如何呈現？4個要點讓你無懈可擊
  
  3-1關鍵一：排版要精確對準主題，讓大家知道你在唱哪一齣
  
  技巧1：訊息與內文這樣排版，明確呈現主張中壢火鍋推薦 平價
  
  技巧2：訊息與內文相互呼應，不產生矛盾混淆
  
  技巧3：配合視線移動，使用Z、倒N、O型編排方式
  
  3-2關鍵二：運用文字精簡洗鍊，重點在哪清晰可見
  
  技巧4：訊息簡潔有力、強弱分明，還得位置固定
  
  技巧5：1張投影片，只放置1項核心訊息
  
  技巧6：貫徹3S表達方式，文章扼要、簡潔、直接
  
  3-3關鍵三：資訊分量恰到好處，易於閱讀與吸收
  
  技巧7：內文只突顯主要訊息，其他資訊列為附件
  
  技巧8：投影片周邊巧妙留白，創造視覺效果
  
  技巧9：先用短句提列重要訊息，再出示根據
  
  3-4關鍵四：圖表、標示用得恰到好處，抓住目光提升理解
  
  技巧10：配合資訊的性質，選擇圖像化工具
  
  技巧11：謹慎運用輔助線、符號、色彩及動畫
  
  技巧12：畫出3類型的9種表格，使用上各有巧妙
  
  技巧13：瞬間傳達數據意涵，可選用3類型的9種圖表
  
  私房專欄：投影片搭配書面資料，必須檢查2個重點
  
  延伸閱讀：善用Google簡報與雲端功能，製作簡單，又可即時分享
  
  STEP4 「表演故事」：遵守上台說話4原則，因為TED高手都這麼做
  
  4-0 在台上說故事超緊張，你該如何百分之百發揮實力？
  
  TED演講高手，都遵循這4個原則
  
  4-1讓聽眾理解不吃力的表達方式
  
  要點1：音量、速度、聲調，左右對方的理解度
  
  要點2：咬字清晰能彌補聲音的弱點
  
  要點3：不讓口頭禪和小動作干擾視聽
  
  要點4：用3S表達方式，去除拐彎抹角和客套話
  
  要點5：規劃重複的次數，以及抑揚頓挫的時間
  
  案例：金恩牧師演講時的聲音表現：《I Have A Dream》
  
  4-2善用表情與肢體動作，說故事會更生動
  
  要點6：說故事要熱情還是冷靜？活用4種語氣
  
  要點7：拋出問句，可以使聽眾重拾專注力
  
  要點8：透過身體動作與手勢，散發你的熱情
  
  要點9：直視聽眾70%、目光交會2秒鐘，抓住對方的心
  
  要點10：不要小看表情、姿勢、服裝的影響力
  
  4-3推銷提案和商品時，別忘了得先推銷自己
  
  要點11：演講風格有4種，辨識自我特色才能克服弱點
  
  要點12：不要平鋪直敘照唸資料，用自己的話說出來
  
  4-4問答時，該如何說才能贏得信賴？
  
  要點13：預先設想提問，才能及早做好準備
  
  要點14：當對方開始交頭接耳時，就得......
  
  要點15：重複確認提問內容，再開口回答
  
  要點16：如果當場無法回答，事後對應也無妨
  
  要點17：被問到辦不到的事，列出條件正面回應
  
  要點18：意見相左先退一步，分析優缺點再論述
  
  私房專欄：千萬別讓指示棒與雷射筆，變成簡報的敗筆
  
  STEP UP 賈伯斯的「故事彩排」，你也可以一學就會
  
  5-1為何「雙向簡報」能驅使對方行動，該怎麼做？
  
  想打動人心，要讓對方主動提問與思考
  
  「雙向簡報」有3大效果：影響、理解與放鬆
  
  5-2事前做好彩排與意見回饋，才能精進簡報品質
  
  天才賈伯斯，也會花2天進行彩排
  
  委託第三方觀看彩排，填寫意見回饋表
  
  附錄：意見回饋表與分析方法
  
  5-3徹底執行PD
  
  

前言

77.7%的商業人士不擅長做簡報，你學會就贏過對手

上一頁的數字「77.7%」，來自某份針對商務人士的問卷調查，代表「不擅長簡報的人」所佔的百分比。正如這份數據所示，多數商務人士都不善於簡報發表。

然而另一方面，商務工作上的簡報機會卻日益增加，重要性也大幅提升。不久前，有位業主前來找我諮商，他說：「現在光靠做好商品和服務，已經無法在商務界中取勝。客戶會透過簡報來檢驗簡報人的表達能力，同時對簡報人和其背後的公司打分數。」

因此，為了創造傑出的工作成果，許多商務人士都急欲加強自己的簡報能力。

◎讓對方躍躍欲試的簡報

我從事經營顧問的工作，至今已經25年。

經營顧問的工作，是協助客戶改善企業經營模式。為了促使客戶積極推動改革，我們會以簡報的方式傳達理念，讓客戶採納，並付諸行動。因此，不管提案的內容多精采，如果客戶無法產生共鳴，沒有萌生躍躍欲試的念頭，我們的努力就會徒勞無功。換句話說，簡報能力決定了顧問的價值，這麼說一點也不為過。

同樣地，任何商業活動都必須打動企業或客戶，才能獲得工作成果，簡報能力是協助商務人士達成目標的強大武器。

本書將簡報精髓彙整成4大步驟。只要遵循本書的步驟，不論是誰，都能做出打動人心的一流簡報。

◎簡報的4個步驟

STEP1決定故事概念：首先，必須擬定簡報的基本方針。若想傳達的概念模糊不清，會影響後續的工作效率，無法完成一場好簡報。

STEP2撰寫故事大綱：簡報整體的故事結構，將會大幅影響簡報的效果。扎實地打好本步驟所介紹的基礎，可以令簡報的呈現更為清楚、具有說服力。

STEP3製作資料、投影片的故事內容：投影片和簡報資料的功能，是協助聽眾理解內容，以及加強簡報的邏輯和說服力。本步驟將介紹製作投影片和資料時，一定要遵守的基本原則。

STEP4熟習簡報人守則，表演故事：實際在客戶面前說明簡報，難免會感到緊張。儘管如此，只要一點巧思，便能大幅改善簡報的品質。本步驟會介紹在眾人面前說話的訣竅，說明發表簡報時應該注意的事項。

◎成為簡報達人的捷徑

根據我的經驗，十個簡報人會有十種簡報風格。因此，請各位在具備本書介紹的基本技巧後，尋找自己的風格，確立專屬自己的簡報模式。想要成為簡報達人，絕對不能漫不經心地累積經驗，最重要的是打好基礎。

但願本書中的技巧，能夠協助各位讀者獲得豐碩的工作成果。

（＊問卷來源：根據COBS ONLINE的會員調查（有效問卷份數：1,000份，期間：2012年4月27日～5月3日），針對《是否擅長製作並發表簡報》這個問題，回答「非常不擅長」者佔41％，「較不擅長」者佔36.7％。）

BASE 最強的簡報是，用「故事」促使決策者買單

0-1緊張、怯場，就忘了簡報的目的、主角是誰嗎？

「簡報是什麼？」針對這個問題，大部分的人都會回答：「向對方傳達自己主張的過程」。簡報精髓有5大重點，本書將會針對如何實現這5個重點，介紹具體的實踐步驟與技巧。

重點1：簡報的主角，是聽取簡報的對象

簡報的主角，是傳達理念的對象。做簡報時，你是不是常常錯把自己當成了主角？針對上述的問題，如果你回答「簡報是向對方傳達自己主張的過程」，恐怕就已經搞錯了主客定位。

在簡報過程中，你是否將重點放在「如何以流利的口條表現主張」？請別忘了，簡報的目的是協助客戶「實現需求」和「解決問題」，而你所扮演的，是回應客戶期待的角色。

重點2：表達自己的主張

自己的提案和主張能否回應對方的需求，便是簡報的首要任務。因此，最重要的是簡潔有力地傳達主張。你想傳達的主張是什麼？請先好好思考這個問題，並台北火鍋推薦將資訊加以彙整，將最重要的訊息精簡成一句話，簡單明確地傳達給對方。

釐清真正想傳達的核心訊息，目標是將這個訊息，深深烙印在對方的腦海中。

重點3：讓對方理解

請問，大家都會花多少時間準備簡報？

想必各位都會做好周密的事前準備，確實地掌握所有想傳達的內容後，才會走上講台，發表簡報的主張。

但是對方呢？他們在簡報會場上，必須立刻對第一次聽到的訊息做出判斷、理解和評價。簡報人所做的事，就是強迫對方進行如此艱難的作業。因此，簡報人必須花費心思，讓我們想傳達的主張，以最容易理解的方式呈現出來，降低對方理解的難度。

重點4：獲得理解與共鳴

簡報時，最重要的是讓對方產生「原來如此」的想法，讓對方認同，並採用我們的主張和提案。因此，我們必須使用有邏輯的論述來說服對方。

此外，簡報人的個人魅力也相當重要。我們必須在簡報的過程中取得對方的信任，才能獲得好的成果。換言之，邏輯與熱情是簡報的必勝關鍵。

重點5：讓對方根據你的期待，採取行動

最後，若能讓對方根據你的期待採取行動，或是獲得正面的影響，就可以說是一場成功的簡報。因此，我們必須在事前明確訂立目標，並以這個目標為前提，製作簡報。

在簡報的最後總結，我們必須具體地提示對方，今後可以採取什麼樣的行動，這將是簡報的成功關鍵。